מערכת לניהול תורים למרפאה וטרינרית
חיסון שנתי, ביקורת אחרי ניתוח, וכלב שהחמיר בשבע בערב. iGenTor עונה לבעלי החיות בוואטסאפ, קובע, מזכיר חיסונים בזמן ומסמן דחוף.
התחל בחינם — 30 יום Proמה מיוחד בתיאום תורים וטרינריים?
במרפאה וטרינרית מתערבבים שני סוגי פניות שונים לגמרי: מעקב מתוכנן — חיסונים, עיקור, ביקורת — ומקרים דחופים שמגיעים בלי התראה ובשעות מוזרות. אי אפשר לנהל את שניהם באותה משבצת, ואי אפשר לענות לוואטסאפ באמצע בדיקה של חתול מפוחד.
- חיסונים שנתיים שנשכחים — הכנסה חוזרת שנעלמת בשקט.
- מקרים דחופים שמגיעים בערב, כשאף אחד לא עונה.
- ביקורות מעקב אחרי ניתוח שלא נקבעות בסיום הטיפול.
- בעלי חיות ששואלים שאלות בוואטסאפ במקום לקבוע.
איך iGenTor פותר את זה
הסוכן עונה בוואטסאפ בכל שעה, מברר מה סוג הפנייה ומציע מועד מתאים — או מסמן דחוף ומתריע לכם מיד. הוא שולח תזכורת חיסון שנה אחרי החיסון הקודם, מציע ביקורת מעקב אחרי ניתוח, ורושם הכול תחת בעל החיה. ההכנסה החוזרת מפסיקה להיות תלויה בכך שהלקוח יזכור, ובעל החיה מקבל תשובה ברגע שהוא מודאג — שזה בדיוק הרגע שבו הוא מחליט לאיזו מרפאה לפנות.
מה כלול במערכת
תזכורות חיסון אוטומטיות
תזכורת נשלחת בדיוק שנה אחרי החיסון האחרון, עם הצעת מועדים פנויים. זה ההבדל בין לקוח חוזר ללקוח שעבר למרפאה קרובה יותר.
הפרדה בין מתוכנן לדחוף
פנייה שמתוארת כדחופה מסומנת ומועברת אליכם מיד, ואפשר לשמור משבצות חירום שהסוכן לא ישבץ עליהן תורים רגילים.
ביקורות מעקב אחרי טיפול
הגדרת ביקורת אוטומטית מספר ימים אחרי ניתוח או טיפול, כך שהמעקב נסגר בזמן במקום להישכח.
תיק לפי בעל החיה
כל שיחה, תור וטיפול נשמרים תחת החיה ובעליה, כך שבפנייה הבאה אתם רואים מיד מה היה בפעם הקודמת.
למה לא להשאיר את זה במזכירה ובטלפון?
מזכירה מצוינת בקבלת פנים ובמקרים מורכבים, אבל היא לא זמינה בערב ובסופ"ש — ובדיוק אז מגיעות הפניות הדחופות ורוב ההודעות. גם תזכורות חיסון לכל הלקוחות הן עבודה שלא נעשית ידנית בפועל: זו רשימה של מאות בעלי חיים שצריך לעבור עליה כל חודש, ובפועל אף אחד לא עושה את זה. הסוכן מכסה את השעות ואת המשימות החוזרות, והמזכירה מתפנה למה שבאמת דורש אדם — קבלת פנים, הרגעה של בעלים מודאג וטיפול במקרים מורכבים.
איך מתחילים?
- מחברים את מספר הוואטסאפ של המרפאה בסריקת QR.
- מגדירים סוגי ביקורים עם משך, ומשבצות חירום אם צריך.
- מגדירים מתי נשלחת תזכורת חיסון ומתי ביקורת מעקב.
שאלות נפוצות
הסוכן יודע לזהות מקרה דחוף?
הוא מזהה תיאורים של מצוקה ומסמן את הפנייה כדחופה, מתריע לכם ומציע את המועד הקרוב ביותר. בכל מקרה של ספק הוא מעדיף להעביר אליכם ולא להחליט לבד.
אפשר לשלוח הנחיות לפני ביקור?
כן — הנחיות צום לפני ניתוח, הבאת דגימה או הגעה עם כלוב נשלחות אוטומטית עם אישור התור ובתזכורת.
איך זה עובד עם כמה וטרינרים?
לכל וטרינר יומן, שעות וסוגי ביקור משלו, והמחיר לא משתנה לפי מספרם.
בעלי חיות שכותבים באנגלית או ברוסית?
הסוכן מזהה את שפת ההודעה ועונה בה אוטומטית, בלי הגדרה מראש.
מדריכים שרלוונטיים לעסק שלך
למה לקוחות לא מגיעים לתור — ואיך מורידים את זה
אי-הגעה לתור היא ההוצאה הכי גדולה שלא מופיעה באף דוח. הנה למה זה קורה, ומה באמת עובד כדי להוריד את זה.
תזכורות לתורים: מתי לשלוח ומה לכתוב
תזכורות הן ההתערבות הזולה ביותר שמשפיעה על ההכנסה. רוב העסקים שולחים אותן בזמן הלא נכון ובניסוח שלא מבקש כלום.
ניהול תורים בוואטסאפ מול מערכת ייעודית
וואטסאפ הוא כלי ניהול התורים הנפוץ ביותר בישראל. השאלה היא לא אם הוא עובד, אלא עד איזה גודל.